Objednávky a nákupy

Na úvod této části informací je nutné podotknout, že v detailu je opravdu složitá a v čase se mění. Informace zde jsou v rozumné míře zjednodušené.  Změny jsou inicializovány především ze strany tajemníka fakulty, vedení ČVUT a v neposlední řadě zákony státu v této oblasti. Proto je vhodné zejména napoprvé konzultovat se sekretářkou katedry nebo tajemníkem katedry.

Je důležité především znát:

• Z jakých peněz se bude nakupovat
  • Katederní prostředky, rozdělují se na prostředky pro výuku a pro vědu, záleží tedy na tom, zdali to co nakupujete chcete použít pro výuku či pro vědu, jejich použití schvaluje vedoucí katedry, zástupce vedoucího nebo tajemník katedry.
  • Grantové prostředky,  jejich použití schvaluje řešitel grantu nebo jím pověřená osoba.
• Vlastníka finančních prostředků, tj. osobu, která za dané prostředky zodpovídá a jejich použití schvaluje, zjednodušeně:
  • U grantů a jiných účelových prostředků je tou osobou nositel grantu a nebo jím pověřená osoba, často tedy takovou osobou můžete být i vy sami, to se týká například i doktorandů. Nicméně je nutné vědět, že i v takovém případě, kdy jste vy sami nositeli grantu,  jde schvalování objednávek dále přes vedoucího katedry a nakonec i přes děkanát.
  • Ostatní nákupy, které jdou z prostředků katedry, jejich užití schvaluje vedoucí katedry nebo jeho zástupce či tajemník. katedry.
• Typ finančního prostředku:
  • investice
  • neinvestice
  • mzdy
  • stipendia
• Jde-li o spotřební materiál nebo věc s krátkou dobou životnosti do jednoho roku.
• Knihy, vztahuje se na ně zvláštní systém evidence, viz níže pokyny tajemníka fakulty.
• Podrobné informace o správě majetku jsou zde.
• Informace týkající se tzv. drobných vydání jsou zde.

Inventarizace

Všechny věci, které nejsou spotřební materiál nebo věci s krátkou dobou životnosti do jednoho roku se podrobují inventarizaci. Knihy mají svůj vlastní způsob evidence.

Jak nakupovat.

1. Bez objednávky v kamenném obchodě, jde o tzv. drobné vydání.
   1. Při nákupu bez objednávky v kamenném obchodě je vhodné a žádoucí o nákupu informovat vlastníka finančních prostředků (nositele grantu, vedoucího skupiny nebo katedry). Je možné platit i soukromou platební kartou.
   2. Limit na nákup je 10 000,- Kč.
   3. Je nutné doložit k proplacení paragon/účtenku/ či fakturu (někteří obchodníci již často účtenku nevydávají a vydávají automaticky fakturu, jako odběratel musí být vždy uvedena škola).
2. Bez objednávky z českého e-shopu, jde také o tzv. drobné vydání.
   Limit je zde pouze 1 000,- kč!? (viz zde). Musí být uvedeny fakturační údaje školy.
   Nákup přes e-shop je nutné předem konzultovat se sekretářkou katedry, protože u některých eshopů má ČVUT generický účet, takže lze objednat na fakturu se splatností, mít slevu či dopravu zdarma, atd. Seznam těchto eshopů je dost dlouhý a stále se aktualizuje. U těchto eshopů faktura/paragon nebude proplacena (např. Alza). Nákup udělá sekretářka!
3. Na objednávku.
   1. Zaměstnanec musí nejprve předložit sekretářce katedry podklady (objednávané zboží, cenu nebo cenovou nabídku, název, IČ, DIČ a adresu dodavatele, z jaké zakázky bude objednávka placena, název komodity) k vytvoření objednávky a po jejím vytvoření a schválení, které mu bude doručeno elektronicky na pracovní email, si může zboží objednat.
   2. Po dodání zboží je nutné fakturu doručit na sekretariát katedry. Na faktuře musí být fakturační údaje školy
   3. Objednávka se musí vystavit i v případě, že se nikam neposílá, protože ji dodavatel například nepotřebuje nebo byla objednávka udělána přes webový formulář. Objednávku musí předem schválit (vlastník finančních prostředků, vedoucí katedry, ekonomické oddělení děkanátu). Nelze, aby na faktuře bylo datum dřívější nežli na objednávce vytvořené dodatečně.
   4. U objednávek musí být vždy uveden finanční zdroj (katedra, grant, ostatní). Objednávku vystavuje sekretariát katedry.
   5. Přestože je obvyklé zaslat objednávku a poté dojde zboží s dodacím listem a paralelně faktura je v dnešní době častý, jiný postup a to: zaslání objednávky, obdržení a proplacení proforma faktury, teprve poté dojde zboží s dodacím listem a paralelně finální faktura, kde by mělo být uvedeno, že již bylo zaplaceno. Na faktuře by měly být uvedeny fakturační údaje naší školy, viz výše a číslo naší objednávky.
   6. Pokud je třeba zboží zaplatit ihned, tj. online (platební kartou) je nutné si schválenou objednávku vytisknout, domluvit se s odpovědnou osobou na ekonomickém oddělení (paní Irena Tkadlečková) a objednat a zaplatit zboží v kanceláři odpovědné osoby prostřednictvím fakultní platební karty.

POZOR!

• Při objednávce nad 10 000 Kč musí zaměstnanec udělat nejprve průzkum trhu (formulář je zde), který podepíše a zašle sekretářce spolu s ostatními podklady.
• Nákupy IT techniky a materiálu (např. tonery), seznam je zde, se provádí skrze Oddělení nákupů a veřejných zakázek přednostně následujícím způsobem!
  • Přednostně se komodita vybere ze seznamu komodit, které jsou na skladě
  • Pokud tam vhodnou komoditu nenajdeme, požádáme oddělení nákupů a veřejných zakázek o vysoutěžení komodity, formulář zde.
  • případně po domluvě se souhlasem Oddělení nákupů a veřejných zakázek provedeme vlastní průzkum trhu a náš nákup zdůvodníme, formulář zde.

Po dodání zboží je nutné fakturu ze zásilky (ať už v papírové formě nebo elektronicky) předat sekretářce katedry a poskytnout informace týkající se inventování dodaného zboží, např. výrobní číslo, typ zařízení, jeho umístění (místnost) pro jeho dostatečnou identifikaci. Je nutné se postarat, aby faktura měla správné náležitosti daňového dokladu zde.

Zpět

Pracovní cesty

Pracovní cesty se vytvářejí v systému AEDO.

• Před každou pracovní cestou je nutné včas cestu založit a nechat schválit vedoucím katedry.
• Přestože je vhodné a výhodné si svoji pracovní cestu sám založit a vyplnit vše co můžete, budete v pozdější fázi spolupracovat se sekretářkou katedry.
• U každé cesty je nutné určit z jakých prostředků bude hrazena: katedra, grant, jiné.
• Teprve po schválení cesty je možné hradit její náklady: ubytování, doprava, vložné u konferencí, ostatní náklady.
• U ubytování a letecké dopravy je nutné provést průzkum trhu (formulář je zde).
• Před cestou není možné náklady hradit vlastní kartou.
• Pro úhradu je možné použít fakultní kartu, je nutné si domluvit s příslušnou pracovnicí děkanátu – ekonomické oddělení – paní Tkadlečková.
• Pro všechny úhrady (vložné, letenky, ubytování) se musí předem vytvořit a schválit objednávky, i když je dodavatel de facto nechce 🙂 A teprve poté je možné něco platit.
• Před cestou se nesmí nic hradit ze soukromé karty, na cestě však už ano.
• Letenky: na objednávce musí být uvedeny školní údaje (respektive na objednávacím formuláři online, protože ve většině případů budete letenky objednávat online přes Internet), škole pak předáte fakturu, kterou vám pošle dodavatel a po cestě také boarding ticket, abyste škole dokázali, že jste skutečně letěli 🙂
• Ubytování: na objednávce musí být uvedeny školní údaje (respektive na objednávacím formuláři online, protože ve většině případů budete ubytování objednávat online přes Internet), škole pak předáte fakturu, kterou vám vystaví ubytovatel, na které opět musí být školní údaje. Pozor, ubytovatel vám vystavuje fakturu až při ukončení pobytu, případně trochu předem, pokud ubytování opouštíte brzy ráno. Nezapomeňte se proto o získání faktury z ubytovacího zařízení včas během svého pobytu domluvit. Poznámka, pokud objednáváte přes Booking.com, tak fakturu nevystavuje Booking.com, přestože na něj děláte objednávku, která se však nikam neposílá, ale ubytovatel.
• Vložné: na objednávce musí být uvedeny školní údaje (respektive na registračním formuláři online, protože ve většině případů se budete registrovat online přes Internet), škole pak předáte fakturu, kterou vám pošle organizátor konference, na které opět musí být školní údaje. Vzhledem k tomu, že se vložné platí dopředu, musíte si pro zaplacení vyžádat pro forma fakturu pokud vám ji organizátor sám neposkytne, na které musí být údaje naší školy. V mnoha případech, bude to co poskytuje organizátor pro naše účely nedostatečné, jak pro forma faktura tak finální faktura, musíte s ním tedy komunikovat, aby vám poskytl správné dokumenty se všemi údaji, jak je požaduje naše škola. Na obou dokladech by mělo být uvedeno i číslo naší objednávky. Na finální faktuře pokud se již zaplatilo na základě pro forma faktury by měla být poznamenáno, že již byla zaplaceno.
• U všech faktur by měla být na prvním místě uvedena škola a teprve na druhém vaše jméno a pak školní adresa.
• Fakturační údaje školy jsou zde.
• Další cestovní výdaje, zejména na místní dopravu v cílové destinaci, si od nich uschovávejte účtenky (autobus, taxík, úschovna zavazadel, etc.) pro účely proplacení po pracovní cestě. Zde už se dá platit soukromou kartou.
• Po pracovní cestě sledujte až bude v systému AEDO ve stavu uzavřena a pak můžete proúčtovat zálohu (buď nějaké peníze vracíte a nebo je naopak dostanete). Pracovní doba pokladny je zde.
• Pokud jako dopravní prostředek na pracovní cestu chcete použít vlastní auto, musíte absolvovat fakultní školení řidičů.

Podrobné informace ke služebním cestám naleznete ve směrnici tajemníka fakulty zde.

Zpět